Что важно знать о подготовке документов для сдачи в архив

Сдача документов в архив всегда является проблемой для сотрудников. Прежде всего, перед сдачей, бумаги нужно надлежащим образом подготовить, т. к. если этого не сделать, они могут стать непригодными довольно быстро, что может быть чревато немалыми штрафами.

Подготовка документов в архив происходит в следующем порядке: оценка ценности, их описание, обеспечение сохранности и, наконец, непосредственная сдача документации.
В каждой компании существуют инструкции и правила хранения документов. Каким образом их нужно подготовить к архивному содержанию? В-первую очередь необходимо провести экспертизу ценности документации, в ходе которой выявляются как действительно ценные, так и ненужные, которые нужно уничтожить. В то же время необходимо определить сроки хранения деловых бумаг и их зафиксировать. Этим занимается опытный архивариус, который составляет описи всевозможных документов.
Следующим этапом является определение надлежащего места содержания. Способов хранения ценных бумаг несколько, среди них:

— непосредственно в офисе компании
Хранение деловых бумаг в офисе является одним из самых распространенных способов. Подготовка документации состоит в том, чтобы создать правильные условия, чтобы они не были подвержены перепадам температуры или попаданию прямого солнечного света. В офисе должны быть специальные архивные стеллажи, папки и коробки. Ценные деловые бумаги следует прошить, а коробки и папки — внимательно подписать.

— сдача документов на хранение вне офиса
В этом случае производится вывоз документации с территории компании в специальное хранилище архивной компании. В таком случае подготовка документов к сдаче в архивное хранение минимальная: задача состоит в том, чтобы бумаги не потерялись по дороге, остальную ответственность их сохранности несет уже архивная компания, но вероятность утери документов или порче равна меньше одного процента из ста.

— использование электронного архива
Этот способ является последним словом в хранении данных. Для создания такого архива необходимо отсканировать все документы, создать базу данных организации и отладить работы подобных систем, чем занимается системный администратор компании. В этом случае необходимо делать копии и помнить, что даже самая навороченная техника не всегда является самой надежной.